Propuesta de implementación de un Sistema de Gestión Documental para el archivo académico de la Universidad del Azuay

Abstract

Este estudio propone un modelo para la implementación de un Sistema de Gestión Documental Académico (SGDA) en la Universidad del Azuay, con el objetivo de mejorar la organización, conservación y acceso a los documentos generados por la Secretaría General y sus siete facultades. El estudio se basa en un diagnóstico institucional que identificó debilidades en la gestión documental, especialmente en los archivos de gestión y de trámite. Para sustentar la propuesta se emplearon las normas ISO 15489 e ISO 30301, que orientan la gestión documental bajo criterios de calidad y alineación estratégica. Asimismo, se utilizó el modelo Capability Maturity Model Integration (CMMI) para evaluar el nivel de madurez de los procesos institucionales y se planteó una estructura de implementación basada en fases, con un cronograma, presupuesto estimado y estrategia de capacitación. El modelo integra el enfoque de mejora continua mediante el ciclo Planificar–Hacer–Verificar–Actuar (PHVA), asegurando un sistema escalable, trazable e interoperable. Se espera que su adopción contribuya a fortalecer la eficiencia administrativa, garantizar la transparencia institucional y preservar adecuadamente la memoria académica de la universidad.